Toolkit maak ruimte voor de stagiair
Stageplaatsen zijn hard nodig
Stageplaatsen voor doktersassistenten en praktijkondersteuners zijn hard nodig. Daarvan zijn er alleen te weinig. Terwijl de vraag steeds groter wordt door de vergrijzing van personeel en de groei van de huisartsenzorg, Maak daarom ruimte voor de stagiair!
Deze toolkit helpt daarbij. Met handige checklists, rekenvoorbeelden en andere praktisch tips.
Heb je aanvullingen? Laat het ons vooral weten via info@ssfh.nl.
Ga direct naar:
Soorten Stages
Er zijn allerlei soorten stages. Per opleiding verschilt de duur van de stage en de werkzaamheden die iemand tijdens zijn stage kan verrichten. Verder is een stage in het begin van een opleiding anders dan een eindstage. Elk stage vraagt zodoende weer om andere begeleiding.
Stages en werkzaamheden doktersassistenten
Het stage lopen binnen de opleiding doktersassistent maakt deel uit van de beroepspraktijkvorming (BPV). De stages voor BOL- en BBL-leerlingen zijn weliswaar verschillend georganiseerd, maar inhoudelijk zijn de taken die de stagiairs per jaar kunnen uitvoeren hetzelfde.
Een BOL leerling loopt elk leerjaar stage. De duur van de stage verschilt per jaar. En natuurlijk werkt de stagiair elk jaar zelfstandiger.
Een BBL-leerling werkt 2 tot 4 dagen per week en gaat 1 dag per week naar school.
In de downloads onderaan de pagina staat meer informatie over de stages en de werkzaamheden van de BOL en BBL leerling.
Stages en werkzaamheden praktijkondersteuners
Een stagiair-praktijkondersteuner kan een aantal werkzaamheden in de praktijk zelfstandig uitvoeren. In het begin moet de begeleider nog meekijken en controleren. Daarna voert de stagiair de werkzaamheden meestal zelfstandig uit.
Een stagiair-praktijkondersteuner somatiek die de 1-jarige opleiding doet, loopt 40 tot 48 weken stage, gemiddeld 8 tot 12 uur per week.
Een stagiair-praktijkondersteuner somatiek die de 2-jarige opleiding volgt, loopt langer maar meestal minder uren per week stage. De functie van praktijkondersteuner somatiek is volop in ontwikkeling.
Een stagiair praktijkondersteuner ggz loopt 40 weken in een jaar en 8 uur per week stage. Bij een verkorte opleiding voor SPV’ers is de opleiding en dus ook de stage korter.
NB: Bij de opleidingen is vaak uitgebreide informatie over de stage beschikbaar. Vraag hiernaar bij de coördinator van de opleiding.
Voorbereiden
Wil je in de praktijk ruimte maken voor een stagiair, bereid de stage dan goed voor. Denk na over jullie verwachtingen van een stagiair. En over het type stagiair dat bij jullie praktijk past. Een succesvolle stage begint bij een goede voorbereiding. Houd er rekening mee dat je een erkend leerbedrijf moet zijn als je stagiairs-doktersassistent wilt aannemen. Dat word je via een eenvoudige procedure. Op www.s-bb.nl vind je algemene informatie over stages in het mbo.
Formuleer jullie stagebeleid
Bespreek met collega’s hoe jullie de stage willen vormgeven en hoe jullie de begeleiding willen organiseren. Wie doet wat wanneer? Plan de begeleidingstijd in. Regel een werkplek voor de stagiair. Kies een stagebegeleider en zorg dat de begeleiding van een stagiair structureel is ingebed in jullie organisatie.
Wat voor stagiair zoek je?
Denk van tevoren na over wat voor stagiair je wilt. Zoek je een stagiair doktersassistent die de BOL-leerweg volgt, of wil je liever een BBL-leerling? Wil je een stagiair via een ROC of via een particuliere opleiding? Beide opleidingen hebben weer andere stages. Die vragen elk weer een andere tijdsinvestering van de stagebegeleider. Zie hiervoor downloads onder aan de pagina.
En als je voor een BOL-leerling kiest, wil je dan iemand die net met de opleiding begonnen is? Of liever een oudere leerling die bijna zelfstandig kan werken? En wat voor type past in jullie organisatie? Zoek je een stagiair-praktijkondersteuner somatiek of ggz? Deze stagiairvolgt post-hbo-onderwijs en kan allerlei achtergronden en werkervaring hebben.
Maak een profiel voor de stagiair die je zoekt. Dat maakt het werven gemakkelijker en de kans op een succesvolle stage groter.
Vergoedingen
Heb je een stageplaats beschikbaar, dan zijn er verschillende vergoedingen die door verschillende instanties worden verstrekt. Op welke vergoeding je recht hebt en voor welk bedrag, hangt af van het soort stageplaats.
De vergoedingen zijn soms stapelbaar. Hieronder staat informatie over van welke vergoeding je gebruik kunt maken bij welke stage.
Doktersassistent BOL-opleiding
- Je kunt een vergoeding praktijkbegeleiding aanvragen bij de SSFH
- Je kunt ook subsidie aanvragen via het Stagefonds van VWS. Een erkend leerbedrijf ontvangt automatisch een aanvraagformulier via SBB. Bedraagt de stageduur minder dan 32 uur per week en minder dan 40 weken per jaar dan wordt de vergoeding naar rato berekend.
Doktersassistent BBL-opleiding
Heeft de BBL’er een arbeidsovereenkomst? Dan kun je geen vergoeding bij de SSFH aanvragen. Loopt de BBL’er stage zonder een arbeidsovereenkomst dan kun je wel vergoeding aanvragen.
Je kunt wel subsidie aanvragen via het Stagefonds Zorg van VWS. Een erkend leerbedrijf ontvangt automatisch een aanvraagformulier via SBB.
Je kunt ook subsidie praktijkleren aanvragen via het ministerie van OC&W. Bedraagt de stageduur minder dan 36 uur per week en minder dan 40 weken per jaar dan wordt de vergoeding naar rato berekend.
Praktijkondersteuner somatiek of ggz
Je kunt een vergoeding praktijkbegeleiding aanvragen bij de SSFH, er zijn geen andere subsidies mogelijk.
Werven & Aannemen
Als je weet wat voor een stagiair je zoekt, kun je gaan werven.
Stagiairs werven
Heb je een stageplaats, meld dat dan aan de ’opleidingen doktersassistent of praktijkondersteuner in jouw regio. Heb je nog geen afspraken met een opleiding, oriënteer je dan via Youchooz op een opleiding in jouw regio. Wil je liever via de derde leerweg een opleiding volgen oriënteer je dan hier.
Als je andere stagiairs wilt dan van het ROC of post-hbo-onderwijs in jouw buurt, zet de stageplaats dan op jullie eigen website. Je kunt hem ook melden op bijvoorbeeld www.stagemarkt.nl, de vacaturebanken van de NvDA en van de NvVPO en op de website van de ROS in je regio.
Maak afspraken over het wervingsproces
Spreek intern van tevoren af hoe het wervingsproces loopt. Maak afspraken over bijvoorbeeld:
- Wie de werving doet
- Wie de stagiair gaat begeleiden
- Wie het contact met scholen onderhoudt
- Wanneer de sollicitatiegesprekken zijn en wie ze voert
Houd een sollicitatiegesprek
Voer een sollicitatiegesprek met de potentiële stagiairs. Dan is de kans het grootst dat je een stagiair kiest die past bij het profiel en bij de praktijk. Stel een agenda op voor het gesprek en bepaal van tevoren wat je wilt weten.
Stagiair gekozen: houd een kennismakingsgesprek
Heb je een stagiair gekozen, spreek dan een kennismakingsgesprek af, voordat de stage begint. Leid de stagiair rond en introduceer hem bij de andere collega’s. Bespreek verder globaal:
- Elkaars verwachtingen
- Het Persoonlijk Activiteiten Plan (doktersassistenten) of het stageplan (poh’s)
- De taken en opdrachten voor het eerste deel van de stage
- Relevante afspraken in jullie praktijk
Laat intern weten wie er komt stagelopen en wat de stagiair gaat doen. Vertel ook wie het aanspreekpunt in de praktijk rond de stage is.
Stageovereenkomsten
Als een stage doorgaat, sluit de school een stageovereenkomst met de praktijk. Daarin staan de afspraken over de stageperiode, de leerdoelen, wie de stagebegeleider is en hoe de stagiair wordt beoordeeld. De school is de eindverantwoordelijke voor de stage.
Daarnaast sluit je zelf een stageovereenkomst met de stagiair af. Daarin staat welke vergoeding en reiskosten de stagiair ontvangt. Deze overeenkomst heb je ook nodig als je een vergoeding voor praktijkbegeleiding wilt aanvragen.
Begeleiden
De stagiair is allereerst zelf verantwoordelijk voor een succesvolle stage. De stagiair maakt daarvoor een helder plan en neemt het initiatief om dat uit te voeren. Tegelijkertijd is het belangrijk dat de stagiair goed begeleid wordt en in de stageorganisatie de ruimte krijgt om te leren.
Goede begeleiding is belangrijk
Goede begeleiding is belangrijk voor een succesvolle stage. Weliswaar is de stagiair zelf verantwoordelijk voor zijn/haar leerproces, maar ook de begeleiding in de praktijk heeft veel invloed. Zorg in de organisatie voor:
- genoeg leersituaties
- een adequate stagebegeleider
- een goed leerklimaat
Een goed leerklimaat creëren heeft te maken met hoe je als begeleider met de stagiair omgaat. Daarnaast zijn ook andere aspecten belangrijk, bijvoorbeeld: collega’s, ruimtes, spullen, regels en sfeer.
Begeleiden is coachen, adviseren en motiveren
De stagebegeleider heeft als taak leersituaties voor de stagiair te creëren, zodat de stagiair zijn/haar leerdoelen kan behalen. Het begeleiden bestaat uit coachen, adviseren of motiveren. Welke vorm een begeleider kiest, hangt af van het soort stage, de fase in een stage en wat de stagiair nodig heeft.
Houd er rekening mee dat de stage een vorm van competentiegericht opleiden is. De stagiair neemt in principe zelf het initiatief. De stagebegeleider ondersteunt dat proces zo open mogelijk. En is daarbij meer coachend dan sturend.
Begeleiding vanuit school
Iedere stagiair heeft een contactpersoon of coach vanuit de school. Die is betrokken bij de beoordeling en kun je inschakelen bij vragen of problemen rond de stage. De naam van de contactpersoon en zijn contactgegevens staan in de stageovereenkomst met de school.
Trainingen voor stagebegeleiders
Een stagiair goed begeleiden is een vak apart. Gaat iemand in jouw praktijk voor het eerst een stagiair doktersassistent begeleiden? Dan is de basistraining stagebegeleiding van de NvDA een aanrader. Het is een training van 2 dagen, met een combinatie van e-learning en groepstraining.
Beoordelen & Afsluiten
De school heeft de eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling van de stagiair. De beoordeling in de praktijk is daarbij belangrijk, want bij competentiegericht opleiden gaat het om de praktijk.
Tips voor de beoordeling
Aan het begin van de stage moet al bekend zijn wat er aan het eind van de stage wordt beoordeeld. De afspraken hierover staan in de stageovereenkomst met de school.
De stagiair-doktersassistente wordt beoordeeld op de kennis, vaardigheden en competenties die in het Kwalificatiedossier staan. Dat dossier is de basis voor de opleiding. Het Kwalificatiedossier Doktersassistente is gebaseerd op het Beroepscompetentieprofiel van de Nederlandse Vereniging van Doktersassistenten.
Er zijn verschillende beoordelingsmomenten tijdens een stage. De stagebegeleider beoordeelt bijvoorbeeld werkopdrachten en de voortgang in beroepsvaardigheden en competenties. Leg alle beoordelingen steeds schriftelijk vast, zodat de stagiair ze in zijn/haar portfolio kan voegen.
De beoordeling is belangrijk, omdat ze grote gevolgen kan hebben voor de stagiair. Laat meer mensen uit jullie organisatie meedenken over de beoordeling. Dan krijg je een objectiever oordeel.
De stage afsluiten
Sluit de stage bewust af. Rond af met een gesprek met de stagiair waarin jullie samen terugkijken op het verloop van de stage. Vraag ook of er aandachtspunten voor de praktijk zijn. Die kun je gebruiken voor een volgende stagiair.
Bespreek ook met collega’s hoe zij de stage hebben ervaren en wat jullie willen voortzetten of veranderen. Pas eventueel het stagebeleid aan.