Druk, druk, druk? Misschien ligt het niet alleen aan de hoeveelheid werk

Een volle agenda, telefoontjes, patiënten aan de balie, administratie en tussendoor nog een vraag van een collega. Aan het einde van de dag kun je het gevoel hebben dat je continu bezig bent geweest, maar weinig echt hebt kunnen afmaken.

Werkdruk in de huisartsenzorg heeft natuurlijk te maken met de hoeveelheid werk. Maar uit tientallen trainingen en werksessies in huisartsenpraktijken blijkt dat ook de manier waarop het werk op je afkomt veel invloed heeft.

Die ervaringen zijn verzameld door Annemie Webers van Career & Live. Annemie is trainer, teamcoach en spreker en houdt zich al jarenlang bezig met onder andere werkdruk, werkstress en werk-privébalans. Ook binnen de huisartsenzorg gaf ze de afgelopen jaren trainingen en werksessies. De ervaringen van medewerkers, doktersassistenten, huisartsen, POH's en praktijkmanagers vormden de basis voor haar whitepaper over werkdruk in de huisartsenzorg.

Drie oorzaken komen daarbij regelmatig terug:

1. Je wordt steeds uit je werk gehaald

De telefoon gaat, een collega stelt een vraag of er staat iemand aan de balie. Daarna moet je weer terug naar waar je gebleven was.

Al die kleine onderbrekingen kosten energie. Zeker bij werk dat veel concentratie vraagt, zoals triage of een gesprek met een patiënt. Medewerkers omschrijven het als: “Alles kwam door elkaar” of “Ik heb de hele dag niets kunnen afmaken.”

Wat kan helpen?
Bespreek in je team welke vragen echt direct moeten en welke kunnen wachten. Vaste momenten voor niet-dringende vragen of duidelijke afspraken over wanneer iemand niet gestoord mag worden, kunnen al meer rust geven.

2. Er zijn te veel manieren waarop werk binnenkomt

Telefoon, balie, mail, patiëntenportaal, e-consult, berichten van collega’s… Een vraag kan via allerlei kanalen binnenkomen.

Als niet duidelijk is welk kanaal waarvoor bedoeld is, ontstaan sneller dubbele vragen, onnodige onderbrekingen en frustratie.

Wat kan helpen?
Maak samen duidelijke afspraken. Welk kanaal gebruiken patiënten voor welke vraag? En hoe communiceren collega’s onderling? Hoe duidelijker dat voor iedereen is, hoe minder je gedurende de dag hoeft te zoeken, schakelen en herstellen.

3. Altijd doorgaan wordt al snel normaal

“Die pauze neem ik straks wel.”
“Ik maak dit nog even af.”
“Mijn collega is ziek, dus ik spring wel bij.”

Herkenbaar? Juist betrokken medewerkers willen graag helpen. Maar daardoor kunnen gewoontes ontstaan waarbij pauzes, werktijden en eigen grenzen steeds opschuiven.

In het whitepaper worden dit ongeschreven regels genoemd: afspraken die nooit echt zijn gemaakt, maar waar iedereen zich toch naar gedraagt. Denk aan pas naar huis gaan wanneer alles af is of altijd direct beschikbaar zijn voor collega’s.

Wat kan helpen?
Vraag eens aan elkaar: welke dingen doen we omdat we dat echt hebben afgesproken, en welke vooral omdat we het altijd zo doen? Bespreek vervolgens welke gewoontes jullie willen houden, aanpassen of loslaten.

Kleine veranderingen kunnen al helpen

Minder werkdruk betekent niet automatisch dat je harder of sneller moet werken. Meer structuur en duidelijkere afspraken kunnen juist helpen om de dag rustiger te maken.

Kijk daarom eens naar je eigen werkdag. Waar word jij het vaakst in onderbroken? Welke afspraak is onduidelijk? En welke gewoonte kost eigenlijk meer energie dan nodig?

Bespreek één zo'n punt met je collega's. Je hoeft niet meteen alles te veranderen. Eén duidelijke afspraak kan al verschil maken.